Zaległy urlop: do kiedy wykorzystać, czy przepada i kiedy należy się ekwiwalent

Zaległy urlop trzeba wykorzystać najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, czyli urlop za 2025 rok do 30 września 2026 roku. Tak stanowi art. 168 Kodeksu pracy. Wystarczy, że urlop w tym dniu się rozpocznie. Po tej dacie urlop nie przepada: przedawnia się dopiero po 3 latach, a pieniądze zamiast wolnego należą się wyłącznie wtedy, gdy kończy się zatrudnienie.

Najczęściej powtarzany błąd w tym temacie to zdanie „urlop przepada 30 września”. Art. 168 nakłada termin na pracodawcę i nie przewiduje żadnego wygaśnięcia po stronie pracownika, a art. 152 par. 2 zakazuje zrzeczenia się prawa do urlopu. Jedyną datą, po której dni faktycznie znikają, jest koniec trzyletniego przedawnienia z art. 291 par. 1. Poniżej rozpisujemy to na roczniki, na okres wypowiedzenia i na ekwiwalent.

Aktualizacja: sierpień 2026

Sprawdź, jak firma rozlicza urlopy

Kultura urlopowa to jedna z rzeczy, które byli pracownicy opisują najkonkretniej: czy wnioski są zatwierdzane, czy zaległości spychane na wrzesień, czy da się wziąć dwa tygodnie z rzędu. Czytanie opinii jest bezpłatne i nie wymaga konta.

Masz nierozliczony urlop sprzed lat i chcesz to opisać? Opinię można dodać anonimowo, a pracodawca nie może zapłacić za jej usunięcie.

Dodaj opinię o pracodawcy

30 września

Ostateczny termin udzielenia zaległego urlopu z poprzedniego roku

art. 168 Kodeksu pracy, termin obciąża pracodawcę

3 lata

Przedawnienie roszczenia o urlop, liczone od 30 września

art. 291 par. 1 Kodeksu pracy

do 60 000 zł

Grzywna za nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego

art. 282 par. 1 pkt 2 Kodeksu pracy, dolna granica to 2000 zł

Termin

Zaległy urlop do kiedy wykorzystać: 30 września, ale liczy się dzień rozpoczęcia

Zasadą jest art. 161 Kodeksu pracy: pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Urlop, który mimo to został na kolejny rok, staje się urlopem zaległym i wchodzi pod art. 168. Ten przepis wyznacza jedną datę: 30 września następnego roku kalendarzowego.

Praktyczny szczegół, który rozstrzyga wiele sporów we wrześniu: termin jest zachowany, jeżeli urlop rozpocznie się najpóźniej 30 września. Nie musi się w tym dniu zakończyć. Urlop rozpoczęty 29 września i trwający do 10 października jest udzielony w terminie w całości. Data „do marca” pojawiająca się w wyszukiwarce to pozostałość po stanie prawnym sprzed 2012 roku, kiedy termin faktycznie wypadał 31 marca. Dziś obowiązuje wyłącznie 30 września.

Terminy wykorzystania urlopu zaległego według rocznika
Urlop za rok	Termin z art. 168 k.p.	Koniec 3-letniego przedawnienia	Status w sierpniu 2026
2023	30 września 2024	30 września 2027	Termin minął, ale urlop nadal się należy i można go dochodzić
2024	30 września 2025	30 września 2028	Termin minął, roszczenie nieprzedawnione
2025	30 września 2026	30 września 2029	Termin biegnie, zostało około miesiąca
2026	30 września 2027	30 września 2030	To jeszcze urlop bieżący, nie zaległy

Jeden rodzaj urlopu ten termin omija. Art. 168 kończy się zastrzeżeniem, że nie dotyczy części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167 z indeksem 2, czyli urlopu na żądanie. Niewykorzystane dni z puli 4 dni na żądanie przechodzą wprawdzie na kolejny rok jako zwykły urlop zaległy, ale sam termin 30 września ich nie obejmuje. Sama pula 4 dni odnawia się natomiast co roku i nie kumuluje się.

Najczęstszy mit

Czy zaległy urlop przepada 30 września? Nie, i nie wynika to z żadnego przepisu

To jest najczęściej powtarzane zdanie w całym temacie i jednocześnie nieprawdziwe. Warto wiedzieć dokładnie, dlaczego, bo od tego zależy, czy w październiku w ogóle warto o te dni pytać.

Termin obciąża pracodawcę

Art. 168 brzmi „należy pracownikowi udzielić”. Adresatem obowiązku jest pracodawca. Przepis nie zawiera ani słowa o wygaśnięciu prawa po stronie pracownika, a przy naruszeniu terminu sankcja spada na firmę, nie na Ciebie.

Urlopu nie można się zrzec

Art. 152 par. 2 Kodeksu pracy stanowi wprost: pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu. Skoro nie może go stracić nawet świadomym oświadczeniem, tym bardziej nie traci go przez sam upływ daty w kalendarzu.

Znika dopiero przedawnienie

Art. 291 par. 1 daje 3 lata od wymagalności roszczenia. Przy urlopie zaległym przyjmuje się, że bieg rozpoczyna się właśnie 30 września. To jedyna data, po której dni realnie przestają być do odzyskania.

Konsekwencja jest praktyczna. Jeżeli 1 października usłyszysz w kadrach, że „urlop z zeszłego roku przepadł”, to zdanie nie ma podstawy prawnej. Dni nadal Ci przysługują, możesz o nie wnioskować, a przy rozstaniu z firmą wejdą do podstawy ekwiwalentu za urlop. To pracodawca przekroczył termin i to on odpowiada za wykroczenie z art. 282 par. 1 pkt 2, zagrożone grzywną od 2000 zł do 60 000 zł.

Spór, którego korpus nie pokazuje

Czy pracodawca może wysłać na zaległy urlop bez zgody pracownika

Większość poradników odpowiada na to pytanie jednym słowem. Uczciwa odpowiedź jest inna: Sąd Najwyższy i Państwowa Inspekcja Pracy zajmują w tej sprawie przeciwne stanowiska, i trwa to od lat. Warto znać obie strony, bo od tego zależy, na co możesz się powołać w rozmowie z pracodawcą.

Dwa stanowiska w sprawie jednostronnego udzielenia zaległego urlopu
Kto	Stanowisko	Uzasadnienie	Co z tego wynika dla pracownika
Sąd Najwyższy	Pracodawca może udzielić zaległego urlopu jednostronnie	Art. 168 nie uzależnia swojego zastosowania od zgody pracownika, bo takiego warunku w przepisie nie zapisano. Wyroki I PK 403/02, I PK 124/05 i II PK 313/07	Przed sądem pracy ten pogląd jest dziś dominujący, więc odmowa stawienia się na tak udzielony urlop jest ryzykowna
Departament Prawny PIP	Poza okresem wypowiedzenia jest to niedopuszczalne	Samorzutne udzielenie urlopu wbrew woli pracownika wkracza w sferę uprawnień pracowniczych, nawet gdy chodzi o urlop zaległy	To stanowisko przywołasz w skardze do inspekcji pracy, bo inspektor kieruje się wykładnią własnego urzędu
Bezsporne: okres wypowiedzenia	Pracodawca decyduje i zgoda nie jest potrzebna	Art. 167 z indeksem 1 Kodeksu pracy wprost pozwala zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia	Tu nie ma czego kwestionować, spór dotyczy wyłącznie sytuacji poza wypowiedzeniem

W praktyce oznacza to, że polecenie wykorzystania zaległego urlopu w sierpniu czy we wrześniu, wydane po to, by firma zdążyła przed terminem z art. 168, ma spore szanse obronić się przed sądem. Jeżeli natomiast pracodawca wysyła Cię na przymusowy urlop w styczniu, żeby pokryć przestój w produkcji, argument o terminie z art. 168 nie działa, bo do 30 września zostaje jeszcze osiem miesięcy. Rozpisaliśmy to szerzej we wpisie zaległy urlop: czy pracodawca może zmusić.

Koniec zatrudnienia

Zaległy urlop a wypowiedzenie, świadectwo pracy i ekwiwalent

Okres wypowiedzenia jest jedynym miejscem, w którym Kodeks pracy wprost daje pracodawcy prawo do jednostronnej decyzji o urlopie. Art. 167 z indeksem 1 pozwala zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu przysługującego mu w tym okresie. Kluczowy jest zakres tego uprawnienia, bo jest asymetryczny.

Limit ilościowy w tym przepisie odnosi się do urlopu bieżącego, liczonego proporcjonalnie do przepracowanej części roku. Urlop zaległy jest z tego limitu wyłączony, co oznacza, że w okresie wypowiedzenia pracodawca może polecić wykorzystanie całej zaległości sprzed lat. Przy trzymiesięcznym wypowiedzeniu i dużej zaległości potrafi to zająć niemal cały ten okres.

Osobną instytucją jest zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy z art. 36 z indeksem 2. Zwolnienie ze świadczenia pracy nie konsumuje dni urlopu: to dwie różne rzeczy i za dni objęte samym zwolnieniem ekwiwalent nadal się należy. Firmy czasem łączą obie instytucje w jednym piśmie, dlatego warto poprosić o dokument z rozbiciem dat: od kiedy do kiedy urlop, a od kiedy zwolnienie ze świadczenia pracy. Szczegóły terminów znajdziesz na stronie wypowiedzenie umowy o pracę.

Jeżeli urlopu nie da się wykorzystać w naturze, art. 171 par. 1 zamienia go na ekwiwalent pieniężny. Od 27 stycznia 2026 roku Kodeks ma wreszcie termin tej wypłaty: art. 171 par. 4 każe wypłacić ekwiwalent w terminie wypłaty wynagrodzenia, a par. 5 daje 10 dni od rozstania, gdy zwykły termin wypłaty wypadał wcześniej niż dzień rozwiązania umowy. Oba przepisy dodała ustawa z 4 grudnia 2025 r., a wcześniej Kodeks nie wskazywał żadnej daty. Sposób liczenia kwoty, ze współczynnikiem 20,92 na 2026 rok, rozpisaliśmy na stronie ekwiwalent za urlop.

Na koniec dokument. Świadectwo pracy pokazuje liczbę dni urlopu wykorzystanego w roku ustania zatrudnienia, a nie całą zaległość z lat poprzednich. Zaległe dni sprawdza się w ewidencji urlopowej, o którą możesz wystąpić do pracodawcy. Gdy liczby się nie zgadzają, masz 14 dni na wniosek o sprostowanie świadectwa.

Nieobecności

Zaległy urlop po L4, macierzyńskim, rodzicielskim i wychowawczym

Długa nieobecność nie zabiera dni urlopu, tylko przesuwa moment ich wykorzystania. Kodeks pracy reguluje to dwoma przepisami, które łatwo pomylić, bo różni je moment zdarzenia.

Co dzieje się z urlopem przy dłuższej nieobecności
Sytuacja	Przepis	Skutek dla urlopu
Nie możesz rozpocząć urlopu w ustalonym terminie (choroba, izolacja, ćwiczenia wojskowe do 3 miesięcy, urlop macierzyński)	art. 165 k.p.	Pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy. To obowiązek, nie uprzejmość
Zachorowałeś w trakcie trwającego urlopu i go przerwałeś	art. 166 k.p.	Niewykorzystaną część urlopu pracodawca musi udzielić w terminie późniejszym
Wracasz z urlopu macierzyńskiego i chcesz od razu wykorzystać urlop wypoczynkowy	art. 163 par. 3 k.p.	Na wniosek pracownicy urlopu udziela się bezpośrednio po macierzyńskim. Pracodawca nie może odmówić
Pracodawca odwołał Cię z rozpoczętego urlopu	art. 167 k.p.	Tylko przy okolicznościach nieprzewidzianych w chwili rozpoczynania urlopu, a pracodawca pokrywa poniesione przez Ciebie koszty

Częste pytanie dotyczy kolejności: urlop zaległy czy bieżący jako pierwszy. Kodeks pracy nie zawiera takiej reguły wprost, ale wynika ona z konstrukcji art. 168. Sztywny termin 30 września ma wyłącznie urlop zaległy, więc odkładanie go naraża pracodawcę na wykroczenie. Jeżeli we wniosku nie wskażesz rocznika, w praktyce rozliczany jest urlop najstarszy. Gdy zależy Ci na konkretnym roczniku, wystarczy dopisać go we wniosku.

Kiedy pracodawca odmawia

Co zrobić, gdy pracodawca nie udziela zaległego urlopu

Krok 1

Złóż wniosek na piśmie i zachowaj potwierdzenie

Ustna prośba nie zostawia śladu, a bez śladu trudno później wykazać, że o urlop występowałeś. Wystarczy krótki wniosek ze wskazaniem rocznika i liczby dni, złożony tak, żeby została kopia z datą wpływu albo wysłany mailem służbowym.

Krok 2

Poproś o ewidencję urlopową

Zanim zaczniesz spór, ustal liczby. Ewidencję i kartę urlopową prowadzi pracodawca i to z nich wynika, ile dni z którego rocznika zostało. Rozbieżność między Twoim wyliczeniem a kartą bywa źródłem całego nieporozumienia.

Krok 3

Skarga do Państwowej Inspekcji Pracy

Nieudzielenie przysługującego urlopu wypoczynkowego jest wykroczeniem z art. 282 par. 1 pkt 2, zagrożonym grzywną od 2000 zł do 60 000 zł. Jak przygotować pismo i dlaczego skan podpisu nie wystarczy, opisaliśmy przy skardze na pracodawcę do PIP.

Krok 4

Sąd pracy, jeżeli chodzi o pieniądze

Po ustaniu zatrudnienia roszczenie o urlop zmienia się w roszczenie o ekwiwalent, czyli o konkretną kwotę. Pracownik nie ma obowiązku uiszczenia kosztów sądowych, co rozpisaliśmy przy pozwie do sądu pracy.

Zanim dojdzie do sporu, warto wiedzieć, czego się spodziewać. Sposób traktowania urlopów jest jednym z najbardziej powtarzalnych wzorców w opiniach o firmach: albo wnioski przechodzą normalnie, albo co roku wracają te same historie o wrześniowej kumulacji. Zajrzyj do opinii o pracodawcy przed podpisaniem umowy, a jeżeli masz własne doświadczenie, opisz je.

Najczęstsze pytania

Zaległy urlop: pytania, które ludzie wpisują w wyszukiwarkę

Zaległy urlop do kiedy wykorzystać?

Do 30 września następnego roku kalendarzowego. Tak stanowi art. 168 Kodeksu pracy: urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w planie urlopów należy udzielić najpóźniej do 30 września roku następnego. Urlop za 2025 rok trzeba więc wykorzystać do 30 września 2026 roku. Wystarczy, że urlop w tym dniu się rozpocznie, nie musi się w nim zakończyć.

Czy zaległy urlop przepada?

Nie przepada. Art. 168 Kodeksu pracy nakłada termin na pracodawcę, a nie sankcję na pracownika, i nie mówi nic o wygaśnięciu prawa. Dodatkowo art. 152 par. 2 stanowi, że pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu. Po 30 września urlop nadal Ci się należy, a wygasa dopiero z upływem 3 lat przedawnienia z art. 291 par. 1.

Zaległy urlop kiedy przepada?

Prawo do urlopu nie przepada w konkretnej dacie, tylko przedawnia się po 3 latach. Art. 291 par. 1 Kodeksu pracy daje 3 lata od dnia wymagalności roszczenia, a przy urlopie zaległym przyjmuje się, że bieg zaczyna się 30 września następnego roku. Urlop za 2025 rok przedawni się więc dopiero 30 września 2029 roku.

Zaległy urlop ile lat wstecz można wykorzystać?

Praktycznie trzy roczniki wstecz, bo tyle wynosi termin przedawnienia. Roszczenie o urlop za 2023 rok stało się wymagalne 30 września 2024 roku i przedawnia się 30 września 2027 roku. Jeżeli pracodawca prowadzi rzetelną ewidencję, w aktach powinny być widoczne wszystkie nierozliczone dni, a Ty możesz żądać ich udzielenia albo, po ustaniu zatrudnienia, ekwiwalentu.

Czy pracodawca może wysłać na zaległy urlop bez zgody pracownika?

Zdania są podzielone i to jest uczciwa odpowiedź. Sąd Najwyższy w wyrokach I PK 124/05, I PK 403/02 i II PK 313/07 uznał, że pracodawca może udzielić zaległego urlopu jednostronnie, bo art. 168 nie wymaga zgody pracownika. Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy stoi na stanowisku przeciwnym. Bezsporny jest tylko okres wypowiedzenia.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia zaległego urlopu?

Nie, a odmowa jest wykroczeniem. Art. 161 Kodeksu pracy nakazuje udzielić urlopu w roku nabycia prawa, a art. 168 wyznacza ostateczny termin na 30 września roku następnego. Nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego jest wykroczeniem z art. 282 par. 1 pkt 2, zagrożonym grzywną od 2000 zł do 60 000 zł.

Zaległy urlop a wypowiedzenie: kto decyduje o terminie?

W okresie wypowiedzenia decyduje pracodawca i tu żaden spór nie występuje. Art. 167 z indeksem 1 Kodeksu pracy pozwala mu jednostronnie polecić wykorzystanie urlopu, a pracownik ma obowiązek go wykorzystać. Limit dotyczy wyłącznie urlopu bieżącego, liczonego proporcjonalnie, bo przepis wprost wyłącza z tego limitu urlop zaległy.

Czy za zaległy urlop można dostać pieniądze zamiast wolnego?

Tylko wtedy, gdy stosunek pracy się kończy. Art. 171 par. 1 Kodeksu pracy przyznaje ekwiwalent pieniężny w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W trakcie trwającego zatrudnienia wypłata pieniędzy zamiast urlopu jest niedopuszczalna, bo art. 152 par. 2 zakazuje zrzeczenia się prawa do urlopu, a urlop ma służyć wypoczynkowi.

Kiedy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za zaległy urlop?

W terminie wypłaty wynagrodzenia, a jeśli ten termin wypada przed rozstaniem, w ciągu 10 dni od zakończenia zatrudnienia. Ten termin obowiązuje dopiero od 27 stycznia 2026 roku, bo dodały go art. 171 par. 4 i 5 Kodeksu pracy, wprowadzone ustawą z 4 grudnia 2025 r. Wcześniej Kodeks nie wskazywał żadnej daty.

Urlop zaległy czy bieżący: który wykorzystać pierwszy?

W praktyce najpierw zaległy, choć Kodeks pracy nie zawiera takiej kolejności wprost. Wynika ona z art. 168: to urlop zaległy ma sztywny termin 30 września, więc odkładanie go naraża pracodawcę na wykroczenie z art. 282 par. 1 pkt 2. Jeżeli we wniosku nie wskażesz rocznika, przyjmuje się, że rozliczany jest urlop najstarszy.

Czy urlop na żądanie staje się urlopem zaległym?

Niewykorzystane dni na żądanie przechodzą na kolejny rok jako zwykły urlop zaległy, ale nie obowiązuje ich termin 30 września. Art. 168 Kodeksu pracy kończy się zastrzeżeniem, że nie dotyczy części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167 z indeksem 2, czyli urlopu na żądanie. Sama pula 4 dni na żądanie odnawia się natomiast co roku.

Zaległy urlop po zwolnieniu lekarskim: czy się należy?

Tak, choroba nie zabiera dni urlopu, tylko przesuwa ich wykorzystanie. Art. 165 Kodeksu pracy nakazuje pracodawcy przesunąć urlop na termin późniejszy, jeżeli pracownik nie może go rozpocząć z powodu czasowej niezdolności do pracy. Art. 166 nakazuje udzielić w późniejszym terminie tej części urlopu, której pracownik nie wykorzystał z powodu choroby.

Zaległy urlop po macierzyńskim i rodzicielskim: do kiedy?

Obowiązuje ten sam termin z art. 168, czyli 30 września następnego roku, ale prawo do urlopu narasta niezależnie od nieobecności. Art. 163 par. 3 Kodeksu pracy daje pracownicy mocniejsze uprawnienie: na jej wniosek pracodawca musi udzielić urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, a tego wniosku nie może odrzucić.

Czy zaległy urlop trzeba wykorzystać w całości naraz?

Nie. Art. 162 Kodeksu pracy pozwala podzielić urlop na części na wniosek pracownika, z jednym warunkiem: co najmniej jedna część wypoczynku w roku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Liczą się dni kalendarzowe razem z weekendami, a nie 14 dni roboczych, więc zwykle wystarczy 10 dni urlopu plus otaczające je weekendy.

Co zrobić, gdy pracodawca nie udziela zaległego urlopu?

Złóż wniosek na piśmie i zachowaj potwierdzenie, bo bez śladu na papierze trudno wykazać, że o urlop występowałeś. Jeżeli pracodawca nadal go nie udziela, możesz złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy: nieudzielenie urlopu jest wykroczeniem z art. 282 par. 1 pkt 2, zagrożonym grzywną od 2000 zł do 60 000 zł. Roszczenia dochodzi się też przed sądem pracy.

Zaległy urlop na świadectwie pracy: jak to sprawdzić?

Świadectwo pracy pokazuje liczbę dni urlopu wykorzystanego w roku ustania zatrudnienia, a nie całą zaległość z lat wcześniejszych. Dlatego zaległe dni sprawdza się w ewidencji urlopowej i na karcie urlopowej, o które możesz wystąpić do pracodawcy. Jeżeli liczby się nie zgadzają, masz 14 dni na wniosek o sprostowanie świadectwa pracy.

Dalej na ten temat

Powiązane strony

Opisz, jak Twoja firma rozlicza urlopy