Urlop na żądanie bez zgody a dyscyplinarka

Nazwa myli: „urlop na żądanie” nie oznacza „urlop bez zgody”. Sąd Najwyższy w wyroku z 16 września 2008 r. (II PK 26/08) uznał, że rozpoczęcie takiego urlopu, zanim pracodawca go udzieli, może zostać potraktowane jako nieobecność nieusprawiedliwiona i ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. To jest dokładnie ta przesłanka, na której opiera się zwolnienie dyscyplinarne z art. 52 par. 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Druga strona medalu jest równie ważna i zwykle ginie w streszczeniach. Odmowa pracodawcy też nie może być dowolna. Państwowa Inspekcja Pracy pisze wprost, że odmowa zgody na urlop na żądanie może nastąpić tylko w wyjątkowych przypadkach. Prawda leży więc pośrodku, a dla pracownika oznacza jedno bardzo konkretne zalecenie, do którego dojdziemy niżej.

Co dokładnie wynika z dwóch wyroków Sądu Najwyższego

Punktem wyjścia jest art. 167 z indeksem 2 Kodeksu pracy: „Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym”. Czasownik „udzielić” jest tu kluczowy. Urlopu się nie bierze samemu, urlopu się udziela, a udziela go pracodawca. Wniosek pracownika uruchamia obowiązek, ale sam w sobie nie jest jeszcze urlopem.

Wyrok z 28 października 2009 r. (II PK 123/09) dodaje do tego drugi element: obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie ma charakteru bezwzględnego. Szczególne okoliczności, które chronią wyjątkowy interes pracodawcy i wymagają obecności pracownika w pracy, mogą uzasadniać odmowę. Nie chodzi o zwykły nawał pracy ani o to, że akurat jest końcówka miesiąca. Chodzi o sytuacje faktycznie wyjątkowe, na przykład awarię, przy której tylko ten jeden pracownik ma wymagane uprawnienia.

Wyrok z 2008 r. domyka układankę od strony konsekwencji. Skoro pracodawca może w wyjątkowych przypadkach odmówić, to wyjście z pracy przed uzyskaniem odpowiedzi jest ryzykiem, które w całości bierze na siebie pracownik. Jeżeli odmowa okaże się uzasadniona, nieobecność jest nieusprawiedliwiona, a stąd już tylko krok do art. 52. Szerzej o tej podstawie i o tym, kiedy sąd ją podważa, piszemy przy zwolnieniu dyscyplinarnym.

Kiedy odmowa pracodawcy jest bezpodstawna

Symetria działa też w drugą stronę i warto ją znać, zanim uznasz, że nie masz argumentów. Po pierwsze, przepis mówi „jest obowiązany udzielić”, a nie „może udzielić”. Zasadą jest udzielenie, wyjątkiem odmowa, a wyjątków nie wolno interpretować rozszerzająco. Po drugie, art. 163 par. 1 Kodeksu pracy wyłącza urlop na żądanie z planu urlopów, więc argument „ten termin nie był zaplanowany” z definicji nie działa: on nigdy nie jest planowany.

Po trzecie, nieudzielenie pracownikowi przysługującego urlopu wypoczynkowego jest wykroczeniem z art. 282 par. 1 pkt 2 Kodeksu pracy, zagrożonym grzywną od 2000 zł do 60 000 zł. Pracodawca, który odmawia rutynowo albo z góry ogłasza, że „u nas urlopów na żądanie się nie daje”, naraża się na sankcję. Jak przygotować zgłoszenie i dlaczego zwykły skan podpisu nie spełnia wymogów formalnych, opisaliśmy przy skardze na pracodawcę do PIP.

Warto też pamiętać, że przepis nie wymaga podania przyczyny. Pracodawca nie ma podstawy, żeby uzależnić zgodę od wyjaśnienia, po co Ci ten dzień. To odróżnia urlop na żądanie od zwolnienia z powodu siły wyższej z art. 148 z indeksem 1, gdzie ustawa wprost wymaga pilnej sprawy rodzinnej spowodowanej chorobą lub wypadkiem, a wynagrodzenie wynosi tylko połowę. Nagła choroba zwierzęcia jest tu dobrym przykładem granicy: nie jest „pilną sprawą rodzinną” w rozumieniu tego przepisu, więc pilny wyjazd do gabinetu weterynaryjnego rozlicza się właśnie jako urlop na żądanie, a nie jako siła wyższa. Pełne porównanie trzech instytucji zebraliśmy na stronie urlop na żądanie.

Milczenie pracodawcy: najtrudniejszy przypadek

W praktyce najwięcej sporów nie wynika z odmowy, tylko z ciszy. Pracownik wysyła SMS o 6.30, nikt nie odpisuje, pracownik zostaje w domu, a po dwóch dniach dostaje pytanie o nieusprawiedliwioną nieobecność. Kodeks pracy nie rozstrzyga tego wprost i nie ma w nim przepisu, który zamieniałby milczenie w zgodę, tak jak robi to art. 42 par. 3 przy wypowiedzeniu zmieniającym.

Praktyczne wyjście jest proste, choć wymaga odrobiny uporu. Jeżeli po zgłoszeniu nie ma odpowiedzi, ponów kontakt innym kanałem i skieruj go do kogoś jeszcze: do działu kadr, do przełożonego wyższego szczebla, do osoby zastępującej. Chodzi o zbudowanie dowodu, że zrobiłeś wszystko, żeby zgłoszenie dotarło. Sąd ocenia ciężkie naruszenie obowiązków przez pryzmat winy pracownika, a pracownik, który pięć razy próbował się dodzwonić i to udokumentował, wygląda zupełnie inaczej niż ktoś, kto wysłał jedną wiadomość i wyłączył telefon.

Terminy, które decydują o wyniku sprawy

Obie strony mają w tej sytuacji krótkie i łatwe do przegapienia terminy. Pracodawca jest związany art. 52 par. 2 Kodeksu pracy: rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie. Jeżeli o nieobecności wiedziano w poniedziałek, a pismo przyszło dwa miesiące później, dyscyplinarka jest wadliwa niezależnie od tego, czy sama przyczyna była prawdziwa.

Jeżeli w firmie działa zakładowa organizacja związkowa reprezentująca pracownika, dochodzi jeszcze art. 52 par. 3: pracodawca podejmuje decyzję po zasięgnięciu jej opinii, a organizacja wyraża ją niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni. Pominięcie tej konsultacji jest samodzielną wadą formalną, którą sąd bada niezależnie od meritum.

Pracownik ma z kolei 21 dni od doręczenia pisma na wniesienie odwołania do sądu pracy, zgodnie z art. 264 par. 1 Kodeksu pracy. Roszczenia wynikają z art. 56: przywrócenie do pracy na poprzednich warunkach albo odszkodowanie. Przy dyscyplinarce proporcja jest inna niż przy zwykłym wypowiedzeniu, bo odszkodowanie odpowiada wynagrodzeniu za okres wypowiedzenia, a to zwykle mniej niż wartość przywrócenia. Koszty sądowe nie są tu przeszkodą: pracownik nie ma obowiązku ich uiszczenia, co rozpisaliśmy przy pozwie do sądu pracy.

Jak nie wpaść w tę pułapkę

Cała ochrona sprowadza się do jednego zdania w zgłoszeniu: poproś o potwierdzenie. Wiadomość „zgłaszam wniosek o urlop na żądanie na dzisiaj, proszę o potwierdzenie udzielenia urlopu” kosztuje nic, a zamienia jednostronne oświadczenie w rozmowę, z której zostaje ślad. Jeżeli potwierdzenie przyjdzie, sprawa jest zamknięta i żaden wyrok Sądu Najwyższego już Ci nie zaszkodzi.

Jeżeli pracodawca odmówi, a Ty uważasz odmowę za bezpodstawną, najgorszym wyjściem jest i tak nie przyjść. Bezpieczniejszy scenariusz wygląda tak: przyjdź do pracy albo rozlicz dzień w inny sposób, a równolegle poproś na piśmie o wskazanie szczególnych okoliczności uzasadniających odmowę. Jeżeli ich nie ma, wtedy zostaje skarga do inspekcji pracy, a Ty nie oddajesz pracodawcy gotowego argumentu w postaci własnej nieobecności.

Trzecia rzecz to sprawdzenie, ile dni Ci w ogóle zostało, i tu czai się pułapka po zmianie pracy. Art. 167 z indeksem 3 Kodeksu pracy stanowi, że limit 4 dni obowiązuje niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy. Kto wykorzystał 4 dni w firmie, z której odszedł w maju, w nowej firmie do końca grudnia nie ma już ani jednego, a zgłoszenie „urlopu na żądanie” ponad limit jest po prostu wnioskiem bez podstawy prawnej.

Zanim podpiszesz umowę, sprawdź, jak firma to rozgrywa

Przepis jest wszędzie ten sam, a praktyka skrajnie różna, i to jest informacja, której nie znajdziesz w ogłoszeniu o pracę. W jednej firmie SMS o poranku wystarcza i nikt nie dopytuje. W drugiej urlop na żądanie formalnie istnieje, ale każdy wniosek wraca z prośbą o znalezienie zastępstwa, co w praktyce zamienia uprawnienie w negocjacje. Widać to dopiero w relacjach osób, które przez to przeszły, dlatego warto zajrzeć do opinii o pracodawcy przed decyzją. Jeżeli masz własne doświadczenie z odmową, możesz je opisać anonimowo.

Najczęstsze pytania

Podsumowując: „na żądanie” opisuje tryb zgłoszenia, a nie prawo do samodzielnego wyjścia z pracy. Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu i może odmówić tylko wyjątkowo, ale dopóki nie odpowie, ryzyko nieobecności obciąża pracownika. Jedno zdanie w zgłoszeniu, czyli prośba o potwierdzenie, zdejmuje z Ciebie prawie całe to ryzyko. A jeżeli pismo o rozwiązaniu umowy już przyszło, licz dwie daty: miesiąc, który miał pracodawca, i 21 dni, które masz Ty.