Czy pracodawca istnieje naprawdę

Ogłoszenie o pracę potrafi być bardzo prawdziwe, a firma za nim nie. Sprawdzenie, czy pracodawca istnieje, zajmuje kwadrans, nie kosztuje nic i opiera się na trzech jawnych rejestrach: KRS albo CEIDG, wykazie podatników VAT oraz bazie REGON. Jeżeli podmiot nie figuruje w żadnym z nich, nie ma z kim podpisać umowy, choćby rozmowa rekrutacyjna wypadła znakomicie.

To pytanie zadaje sobie coraz więcej kandydatów i nie bez powodu. Ogłoszenia publikuje się dziś w kilka minut, logo dowolnej marki jest na wyciągnięcie ręki, a rozmowa na komunikatorze nie wymaga ani biura, ani firmy. Poniżej opisujemy, co konkretnie sprawdzić i w jakiej kolejności, siedem sygnałów, które odróżniają nieudolne ogłoszenie od próby oszustwa, oraz co zrobić, jeżeli dane już zdążyły wypłynąć.

Kwadrans, który rozstrzyga sprawę

Weryfikację zaczyna się od jednego numeru. Jeżeli ogłoszenie podaje NIP, jesteś w domu, bo ten sam numer otwiera wszystkie trzy rejestry. Jeżeli nie podaje, poszukaj pełnej nazwy w stopce strony firmy, w regulaminie albo w polityce prywatności, bo dane rejestrowe muszą tam figurować.

Kolejność ma znaczenie, bo każdy kolejny krok odpowiada na inne pytanie. Najpierw ustalasz, czy podmiot w ogóle istnieje, potem czy nadal działa, a na końcu czy skala działalności zgadza się z tym, co obiecuje ogłoszenie.

1. KRS albo CEIDG. Spółkę znajdziesz w Przeglądarce Krajowego Rejestru Sądowego, jednoosobową działalność w CEIDG. Zobaczysz formę prawną, adres, datę rozpoczęcia działalności, a przy spółce także skład zarządu i kapitał zakładowy. Jeżeli w ogłoszeniu jest „sp. z o.o.”, a KRS nic nie znajduje, to już koniec weryfikacji.
2. Wykaz podatników VAT. Biała lista prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pokaże status podatnika i firmowe rachunki bankowe. Zwolnienie z VAT samo w sobie niczego nie przesądza, ale wykreślenie czynnego podatnika jest realnym ostrzeżeniem.
3. Baza REGON w GUS. Tu sprawdzisz datę startu, przeważający kod PKD i przedział wielkości zatrudnienia. Ten ostatni bywa najbardziej wymowny: firma opisująca się jako „lider branży z wieloletnim doświadczeniem” z przedziałem zatrudnienia do dziewięciu osób i wpisem sprzed trzech miesięcy sama się właśnie skomentowała.

Wszystkie trzy rejestry są bezpłatne, jawne i nie wymagają konta. Co równie ważne, sprawdzanie jest anonimowe: pracodawca nie dostanie informacji, że ktoś go wyszukiwał. Pełne zestawienie tego, co pokazuje każdy rejestr i czego żaden z nich nie pokaże, zebraliśmy na stronie o tym, jak wyciągnąć dane firmy po NIP.

Kiedy firma istnieje, ale ogłoszenie i tak jest fałszywe

To jest scenariusz, którego większość poradników nie opisuje, a który dziś jest częstszy od wymyślonej firmy. Oszust nie zakłada podmiotu, tylko podszywa się pod istniejący, najlepiej rozpoznawalny. Wtedy weryfikacja w KRS wypada wzorowo, bo firma naprawdę istnieje, ma zarząd, kapitał i historię. Problem polega na tym, że sprawdzasz kogoś innego niż ten, kto do ciebie napisał.

Dlatego przy weryfikacji trzeba sprawdzić nie tylko czy firma istnieje, ale też czy to ona wysłała ogłoszenie. Rozstrzygają trzy szczegóły. Po pierwsze domena adresu e-mail: prawdziwa rekrutacja w rozpoznawalnej firmie nie prowadzi się z adresu na darmowej poczcie ani z domeny różniącej się od oficjalnej jedną literą. Po drugie kanał kontaktu: przeniesienie rozmowy na komunikator zaraz po pierwszej wiadomości jest wygodne dla kogoś, kto nie chce zostawić śladu. Po trzecie kontakt zwrotny: jeżeli masz wątpliwości, znajdź numer albo adres na oficjalnej stronie firmy i zapytaj wprost, czy prowadzi taką rekrutację. Adresu z ogłoszenia do tego nie używaj, bo prowadzi do nadawcy, a nie do firmy.

Siedem sygnałów fałszywej rekrutacji

Żaden z tych sygnałów osobno nie przesądza sprawy. Ogłoszenia pisują ludzie w pośpiechu i drobne nieporządki zdarzają się w uczciwych firmach. Niepokoić powinno dopiero ich nagromadzenie, a dwa ostatnie punkty są rozstrzygające same z siebie.

• Jakakolwiek płatność od kandydata. Opłata za rekrutację, szkolenie wstępne, badania, mundur, sprzęt czy „kaucja na materiały”. Uczciwy pracodawca nie pobiera od kandydata pieniędzy w żadnej formie i pod żadnym pretekstem.
• Prośba o dane finansowe przed zatrudnieniem. Numer karty, dane logowania do bankowości albo prośba o „testowy przelew”. Numer rachunku do wypłaty podaje się pracodawcy po zawarciu umowy, a nie kandydatowi na etapie rozmów.
• Skan dowodu osobistego na etapie rekrutacji. Zakres danych, których pracodawca może żądać od kandydata, wylicza art. 22(1) kodeksu pracy i skan dowodu się w nim nie mieści. Numer PESEL pracodawca pozyskuje dopiero od osoby zatrudnionej.
• Wynagrodzenie oderwane od wymagań. Stawka wyraźnie powyżej rynkowej przy braku wymagań i pełnej zdalności to najstarszy wabik, jaki istnieje. Warto porównać widełki z kilkoma ogłoszeniami na to samo stanowisko.
• Presja czasu. Decyzja „do jutra”, oferta ważna kilka godzin, rekrutacja zamknięta w jednej krótkiej rozmowie. Pośpiech ma jeden cel: nie zostawić czasu na sprawdzenie.
• Brak jakiegokolwiek dokumentu. Praca „na start bez papierów, umowa później” nie daje ani ubezpieczenia, ani dowodu, że w ogóle byłeś zatrudniony. Umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, a przy pracy zdalnej nic nie stoi na przeszkodzie, żeby podpisać ją elektronicznie zamiast odkładać sprawę w nieskończoność.
• Agencja pracy bez numeru w KRAZ. Agencje zatrudnienia działają na podstawie wpisu do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia, prowadzonego przez marszałków województw, i otrzymują certyfikat potwierdzający wpis. Wyszukiwarka rejestru jest publiczna i bezpłatna. Podmiot podający się za agencję bez takiego wpisu działa bez wymaganego uprawnienia.

Co zrobić, gdy dane już wypłynęły

Jeżeli wysłałeś skan dokumentu albo dane finansowe, licz się z tym, że mogą posłużyć do wyłudzenia kredytu, i działaj tego samego dnia. Zastrzeż numer PESEL, bo od 1 czerwca 2024 roku banki, firmy pożyczkowe i notariusze mają obowiązek sprawdzać rejestr zastrzeżeń przed zawarciem umowy. Skutek jest mocny: jeżeli mimo zastrzeżenia ktoś zaciągnie kredyt na twoje dane, nie będziesz musiał go spłacać, a wierzytelności z takiej umowy nie da się nawet zbyć firmie windykacyjnej. Zgłoś incydent do CERT Polska przez formularz na incydent.cert.pl, a przy stracie finansowej złóż zawiadomienie na Policji. Powiadom też firmę, pod którą się podszyto, bo ona zwykle prowadzi własne działania i ma po temu narzędzia.

Zachowaj przy tym cały materiał: treść ogłoszenia, korespondencję z nagłówkami wiadomości, nazwy profili i numery rachunków. Zgłoszenie bez tego materiału jest trudne do prowadzenia, a ogłoszenia po zgłoszeniu znikają szybko.

Rejestr powie ci, czy firma istnieje. Resztę wiedzą ludzie

Warto na koniec zapamiętać, gdzie leży granica tej metody. Komplet rejestrów odpowiada na pytanie, czy podmiot istnieje, kto nim kieruje i czy ma z czego płacić. Nie odpowiada na pytanie, czy płaci. Firma może mieć nieskazitelny wpis w KRS, złożone wszystkie sprawozdania i jednocześnie od pół roku spóźniać się z wypłatami, bo opóźnienie w wypłacie nie jest zdarzeniem rejestrowym i nigdzie się nie zapisuje.

Dlatego weryfikację warto domknąć drugim źródłem, czyli relacjami ludzi, którzy w tej firmie pracowali. Dwa najczęstsze pytania kandydatów, na które rejestry milczą, opisujemy osobno: czy firma płaci na czas oraz czy pracodawca płaci składki ZUS, co sprawdzisz już po zatrudnieniu na własnym koncie w ZUS. Całą kolejność działania, od rejestrów po opinie, zebraliśmy na stronie o tym, jak sprawdzić pracodawcę.

Najczęstsze pytania

Krótkie podsumowanie: zacznij od NIP i trzech rejestrów, potem sprawdź, czy ogłoszenie naprawdę pochodzi od tej firmy, a nie tylko powołuje się na jej nazwę, i nie płać ani nie wysyłaj skanu dowodu na żadnym etapie rekrutacji. Jeżeli masz za sobą pracę u kogoś, kogo dziś sam chciałbyś sprawdzić, opisz tego pracodawcę, bo następna osoba będzie szukać dokładnie takiej relacji.